Системность во всем. Уникальная технология повышения эффективности

Книга Системность во всем отвечает на такие вопросы как : может ли система помочь в бизнесе и если да, то каким образом? Является ли сам бизнес системой?

Сэм Карпентер — Об авторе

Сэм Карпентер — CEO компании Centratel, национальной справочной службы, в которой он работает 28 лет. Основатель некоммерческой организации, помогающей детям в Пакистане, пострадавшим от сильного землетрясения 2005 года. Имеет опыт в журналистике и издательском деле.

Системность во всем — Обзор книги

Основы основ – начинаем видеть мир по-новому

Все мы еще со школы помним, что система – это совокупность взаимодействующих элементов. Правда, в школьные годы мы вряд ли понимали, что она обладает огромным плюсом: помогает работать в разы меньше, а успевать в разы больше.

Следуя системе, вы заметите, как из жизни постепенно пропадут стрессы, а работа наконец начнет приносить удовольствие. Одна загвоздка – системой надо овладеть. Видеть ее и научиться правильно воспринимать.

Мир на самом деле очень логично выстроенная система. Противиться ее законам – значит обречь себя на страдания, которых легко можно было бы избежать. Для этого необходимо понять: всё, что происходит вокруг нас, – свершившиеся факты. Это данность, далеко не во всём зависящая от человека. Такое видение поможет не только в бизнесе, но и в любой сфере жизни.

При этом вас никто не просит превращаться в машину и забыть о высоком. Узнав, какие принципы движут окружающей средой, можно начать работать над духовным. Так вы обретете практически полную гармонию, потому что проявите заботу как о вещественном, так и о нравственном, своем внутреннем мире.

У системы есть большое преимущество. Её можно и нужно менять и совершенствовать. Прекратите думать, что решающую роль в вашем существовании играет прошлое. То, что происходило с вами в детстве, безусловно, важно. Но гораздо важнее, можете ли вы справиться с неприятными воспоминаниями и двигаться вперед с позитивным мышлением. Для человека, который хочет овладеть системным подходом, это должно стать главным правилом.

Научитесь разделять системы. Их тысячи, и каждый день вы сталкиваетесь с ними, хотите вы того или нет. Нужно уметь смотреть на жизнь сверху, видеть в ней себя и то, что происходит вокруг.

От бесконечных жалоб мир не поменяется. Можно сколько угодно думать, что вам не повезло, а вот у соседа дела складываются удачно. Можно винить правительство, работодателя, родителей, школу – но что от этого изменится? Стоит ли переживать из-за того, что вы сами не можете изменить, как, например, политику в стране?

Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на тех рычагах, которые доступны личному контролю. Всё происходящее – это лишь совокупность связанных друг с другом процессов, участником которых вы являетесь. Проанализируйте, какие из них вы можете изменить, и прекратите сыпать обвинениями и недовольствами! Начните совершенствовать свое сознание.

Истинная свобода возможна, но к ней нужно прийти. Безмятежность и минутные удовольствия не сделают вас счастливым на века. Счастья можно достичь, если видеть детали и верно организовать пространство. Ну и, конечно же, не поддаваться иллюзиям.

Если вы работаете по десять часов в сутки семь дней в неделю, то через некоторое время (через год или 15 лет – неважно) почувствуете, что заходите в тупик. Главная причина провала многих бизнес-проектов – их неэффективность. Невозможно создать хорошую компанию, постоянно испытывая стресс и находясь в состоянии нервного перенапряжения. Трудности и проблемы подрывают руководителя и работников. И, кстати, то же происходит у людей в семейной жизни. Внешние раздражители и быт начинают утомлять, и в итоге отношения превращаются в хаос.

Хаос – враг и противоположность системности. И если ваша жизнь уже похожа на него, значит, пришел момент все поменять. Особенно если вы понимаете, что терять уже нечего, потому что хуже точно не будет. Когда кажется, что жизнь летит в пропасть, остановитесь и подумайте, что вы делали не так. От чего можно легко отказаться и попробовать новую стратегию.

Решение посмотреть на ситуацию свысока, подняться над ней всегда помогает найти выход из кризиса. Взгляните на свой бизнес, который, как вы считаете, вот-вот развалится. Ваша компания – не что иное, как порядок действий, которые время от времени повторяются. У каждого действия свои начало и завершение. Заканчивается одно – тут же возникает новое. Причем всё, что вы делаете на работе (и в личной жизни), абсолютно предсказуемо.

Прекрасным способом разложить всё по полочкам будет ведение документации. Записывайте, что может быть связано с вашим бизнесом, и в первую очередь:

– цели,
– методы,
– главные принципы работы.

Без документации вы не сможете перейти на уровень системного мышления, поскольку она помогает увидеть линейные связи и иерархичность, а это как раз то, что так любит система.

А еще учитесь бороться со стрессами. Если здоровье вас подведет, каким образом вы собираетесь работать? Ваш организм – система, и всё, что вам сейчас нужно, это:

– увидеть себя со стороны и подумать, с чем связаны проблемы со здоровьем. Возможно, вы мало спите или постоянно сидите, ограничивая физические нагрузки. Ничего не происходит просто так – избавляйте свою жизнь от причин плохого самочувствия;
– создайте цель и придерживайтесь путей её достижения. Наметьте действия, которые вы должны будете делать всякий раз, когда снова впадете в депрессию;
– не забрасывайте эти действия – помните, что систему можно поддерживать исключительно систематическими поступками!

Не забудьте уделить внимание и личным связям. Будьте приветливы, поздравляйте друзей и близких с праздниками, дарите подарки, слушайте и интересно рассказывайте. Коммуникации – важная составляющая бизнеса, и чем больше вы поработаете над собой, тем больше клиентов и просто хороших людей к вам потянутся.

Системность мышления: Стив Джобс

Та самая документация

Мы уже знаем, что записывать все действия, совершенные на пути к цели, весьма полезно. И не просто полезно, а необходимо. Хотя, как и всё полезное, ведение документации кажется большинству скучным и трудоемким занятием. Да, мы слукавим, если скажем, что сделать это легко. От вас потребуются время и мозговой штурм, однако если вы пропустите эту ступень, то не подниметесь выше. Задумайтесь, стоит ли тогда вообще учиться мыслить системно.

Когда желание прокрастинировать будет выше вас, думайте не о том, как вам лень выполнять скучные дела. Без лишних эмоций скажите себе, что вы просто обязаны их сделать. Нравится вам дело или нет – в данный момент это не имеет значения, оно должно быть выполнено, и от этого вы должны отталкиваться.

Записывайте цель и начинайте прорабатывать принципы, которым будете следовать не только вы, но и ваши подчиненные. Не спешите. Лучше всё хорошенько обдумать, чем составить принципы наспех, потому что в итоге вы потратите ещё больше времени, чтобы их переделать.

Переходите также и к формулировке методов, каждый из которых будет соответствовать тому или иному процессу вашей деятельности. Итак, вооружившись этими тремя документами, вы легко сможете оградить себя от ненужных стрессовых ситуаций. Точнее, вы в любом случае периодически будете чувствовать, что зашли в тупик. Но у вас есть цели, методы и принципы! А значит, вы знаете, как действовать – руководство составлено, нужно еще раз перечитать его и двигаться вперед.
Обязательно определите свои жизненные циклы. Грубо говоря, решите, в какие часы вам проще работать, а когда производительность стремится к нулю. Здесь всё просто. Прислушайтесь к организму и старайтесь удовлетворять потребности в отдыхе и сне. Не стоит нагружать себя в периоды физической слабости – ваш образ жизни должен сочетаться с работой. Гораздо хуже, когда работа подстраивает под себя естественные циклы.

Всегда будьте выше обстоятельств. Действуйте и будьте объективны в видении мира. Это позволит обрести контроль над своей жизнью и удостовериться, что стать счастливым человеком реально. Быть хозяином своей судьбы можно. И именно для этого вам нужны документы. Некие отправные точки, которые укажут путь во мраке.
Когда эмоции перестанут одерживать над вами верх, вы будете действовать четко и слаженно. Проблемам не удастся вывести вас из равновесия. Отстраненность позволит логически и с холодной головой смотреть на вещи. Это ещё один плюс системного подхода.

Выделим основные принципы, о которых вы должны помнить:

– возможность повышения по карьерной лестнице. Развитие – очень важная составляющая, поэтому не лишайте своих сотрудников этой возможности. Когда человек, начав с низов, может дойти до вершины, он автоматически понимает, что способен на большее. Повышение – прекрасный стимул;
– при выборе действий, которые помогут разрешить проблему, отдавайте предпочтение самым эффективным. Или, по крайней мере, стремитесь к поиску наиболее удачного передать суть нового подхода, основанного на системности. А чтобы он работал, допускайте сотрудников к составлению документов. Выполнять то, с чем солидарен и что предложил сам, гораздо приятнее. И не забывайте делать методы логичными. Никому не захочется участвовать в бессмысленной авантюре, если она не имеет и капли логики. А если вы решите поощрять людей за своевременную корректировку и инициативу – смело можете называть себя хорошим боссом.

 Советы, которые ещё больше приблизят к системности

Приходя на работу, работайте. Не сидите в «Одноклассниках» и на сайте знакомств. Делайте то, за что вы или вам платят деньги. Точно так же ведите себя и дома. Если вы переступили порог квартиры, очистите мозг от тревог и переживаний. Запретите себе думать о рабочих делах. Каждому делу – своё время. Не омрачайте отдых заботами, а работу – мыслями об отдыхе.

Создавая документы, не «зависайте» на каком-то вопросе слишком долго. Дотошность приведет только к тому, что вы впустую потратите часы драгоценного времени. Всё, что вы вносите в документы, должно быть действенным и достаточно простым. Поэтому забудьте на момент о перфекционизме и желании всегда всё сделать на пять баллов. Правда, есть два исключения – принципы и, конечно же, цель. Прорабатывая их, не жалейте сил. Эти две составляющие вашего успеха просто обязаны быть максимально точными и идеальными.

Задумайтесь, какие просчеты (около пяти) вы совершали ранее. Вспомните самые крупные и досадные, те, которые повлекли за собой ряд других ошибок. Откроем секрет – все они произошли только потому, что когда-то вы решили бездействовать. Например, если вы завалили сессию, значит, не готовились к экзаменам. Уволили с работы – не выполнили на должном уровне требуемые от вас обязательства. Когда вы лежите дома, вместо того чтобы пойти на пробежку, вы выбираете. Отдаете предпочтение одному действию и отказываетесь от другого. По сути, даже бездействие – это пассивное действие, но приводит оно далеко не к тому результату, которого бы вам хотелось добиться.

Что с этим делать? Ответ очевиден. От вас требуется выбирать то, что связано с активностью. Практически в любой ситуации вы окажетесь правы, предпочтя быть активным. Не откладывайте на потом то, что прекрасно можно выполнить прямо сейчас. Хотели пойти в парикмахерскую? Идите. На полке ждет своего часа книга, купленная несколько месяцев назад? Начните читать. На прошлой неделе обещали позвонить другу? Сделайте это!

Проблемы, вырастающие на вашем пути, должны подстегивать желание справиться с ситуацией и взять её в свои руки. Если бы в жизни всё шло гладко, у человека бы исчезла потребность совершенствоваться. Преграды помогают нам вспомнить, что пора думать и делать что-то новое. Поэтому прекратите бояться их. Радуйтесь возможности показать себя в лучшем свете.

И ещё определите, достаточно ли у вас храбрости. Проявляется она по-разному и вовсе не означает, что вы должны гулять по темным улицам ночью. Мы говорим о другом явлении, суть которого легко понять из примеров. Ходите ли вы, скажем, в спортзал по точно определенному графику и без пропусков? Можете ли выдержать назначенную врачом диету? Всегда ли приходите на работу в благодушном расположении, даже если утром встали не с той ноги? Из всех этих мелких на первый взгляд поступков и складывается храбрость. Развивайте её и избавляйтесь от прокрастинации. Отказ от лени – и вас ждет масса новых возможностей.

Решайте проблемы в тот момент, когда они приходят. Не переносите их в завтрашний день, иначе куча невыполненных дел рано или поздно напугает вас своими размерами. Здесь весьма кстати будет применить слово «автоматизация». Она поможет сбросить груз отложенных дел и действовать, забыв о том, что вам этого совсем не хочется.
Просто скажите себе, что с этой минуты вы прекращаете быть прокрастинатором. Вам не нужны поджимающие сроки. Вы делаете всё вовремя, потому что это правильно. Потому что так, а не иначе и нужно поступать. Разберитесь с одной проблемой и переходите к решению других. В этом и состоит системный взгляд на жизнь.

Приучив себя к такому ритму, вы сможете похвастаться непревзойденной самодисциплиной. Более того, у вас значительно освободится время. Главное – всегда включать голову и не совершать безрассудных поступков! Поспешишь – людей насмешишь. Вспоминайте об этом всегда, когда захотите побыстрее отвязаться от дела.

Уделяйте внимание тем, с кем вы работаете. Нанимайте хороших людей – и они быстро превратятся в хороших работников. Трудолюбивому человеку нужно давать шанс проявить свои способности. Обязательно учитывайте тот факт, что лучшим сотрудникам нужны и лучшие условия. Достойная заработная плата, удобный офис, создание условий для эффективной работы. Невозможно требовать от людей отдачи, не предоставляя ничего взамен.

Благодаря налаженной системе и разработанной документации люди захотят оставаться на предприятии. Они будут точно знать, что им делать в той или иной ситуации, он не будут бояться ошибаться. Что логично – потому что вы объясните им свою позицию: не ошибается тот, кто ничего не делает. А «ничегонеделание» – прямой путь к тупику.
Сотрудники не должны вас бояться. Напомним, что их нельзя лишать права в составлении главных документов компании. Доверяйте своим людям, делегируйте процесс. Однако не умаляйте своей значимости. Именно вы директор компании, и на вас лежит ответственность за нее. Не заигрывайтесь в демократию, поддерживайте свой авторитет.

Однако мы еще не ответили на вопрос, как же найти человека, способного вместе со всей командой развивать систему. Начнем с того, что он:

– не опаздывает;
– перед собеседованием узнает хотя бы минимум информации о компании, её целях и принципах;
– производит впечатление дисциплинированного человека;
– стремится совершенствоваться и двигаться вверх по карьерной лестнице;
– не бегает с одного места работы на другое;
– хорошо выглядит.

Список можно продолжить, но суть ясна. Определите свои критерии и следите за тем, чтобы кандидат соответствовал каждому. Не прошел по одному пункту – увы, вам придется распрощаться. Жестоко? Возможно, но системность требует четкости. Не позволяйте поблажек даже самому себе. Если вы решили нанимать человека, подходящего по всем аспектам, ищите именно такого кандидата.

Весь коллектив, все ваши сотрудники должны двигаться к одному общему результату – производить качественный товар (или услугу). Поэтому так важно, чтобы люди мыслили по единым принципам и разделяли цели компании. Без качества вы потеряете клиентов. Не всех, но большая их часть перейдет к конкурентам, чего бы вам явно не хотелось.

Оперативно исправляйте положение, если клиент оказался недоволен сервисом или товаром. Гораздо лучше, чтобы он запомнил, как вы достойно вышли из ситуации и решили его проблему. Этот оптимальный вариант противоположен другому, когда покупатель помнит только ваше бездействие. Огромная разница, не правда ли? Всё это легко применимо и в дружеских отношениях. Проявляя уважение и не забывая о людях, вы уже становитесь человеком, с которым хочется общаться. И друзья в данном случае ничем не лучше и не хуже клиентов.

Организовывайте себя и свое время. Не храните на столе ненужные предметы, определите каждой вещи свое место. Работайте над налаживанием внутренней атмосферы. Сотрудники должны общаться между собой, в коллективе не может царить звенящая тишина. Проще обговаривать вопросы, чем замалчивать их и вести диалог только самим с собой. Придерживайтесь этого правила. Проводите время с коллективом, устраивайте собрания, позволяйте высказаться. Это не значит, что нужно болтать целыми днями. Главная ваша задача – соблюдать золотую середину, чтобы коммуникации не мешали работе.

От вас никто не требует находиться в офисе 24 часа в сутки. Когда вы руководите системой, она сама может поддерживать своё состояние на максимально комфортном уровне. Важное правило: вы всегда должны быть доступны. Держите рядом мобильный телефон, проверяйте почту и Скайп – словом, отслеживайте все ресурсы, через которые с вами могут попробовать связаться. Не бросайте фирму на произвол судьбы. В конце концов, если система действительно является системой, беспокоить по незначительным мелочам вас никто не станет.

Понаблюдайте за своими пиками активности. Проще вам сосредоточиться утром или же делать все основные дела ближе к ужину? Старайтесь успеть сделать как можно больше в период активности. Это окупится вам возможностью расслабиться во время упадка энергии.

Системный подход от Синергии