Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Книга Тайм-драив Глеба Архангельского отвечает на главный вопрос современного человека: как все успеть? Она дает пошаговую методику организации времени и жизни в целом. Приводится масса практических, проверенных временем и богатым опытом автора, советы по организации рабочего времени и отдыха, по мотивации и целеполаганию, планированию, расстановке приоритетов, эффективному чтению и хранению информации.

Глеб Архангельский — Об авторе

Глеб Архангельский — эксперт в области тайм-менеджмента. Основатель и генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени». Создатель Тайм-менеджерского сообщества, главный идеолог ТМ-движения. Глеб Архангельский преподает в РЭА им. Плеханова и является Кандидатом экономических наук.

Тайм-драйв — Обзор книги

Книга Тайм драйв раскрывает о построении собственной системы тайм-менеджмента состоящей из десяти шагов.

Шаг 1. Отдых

Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя — отдыхай стоя!

Владимир Маяковский

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.

Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» — не менее важно, чем его чисто арифметическое количество

Шаг 2. Мотивация

Получать мотивацию для работы можно множествами способами, в книге тайм-драйв приведены некоторые из них.

Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра»

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена. Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было четыре штуки, и все четыре — Джо Дассен. Вот так эта музыка стала «якорем», включающим энергетические ресурсы, как в молодости». 

«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками»

Задачи требующие больше времени и больше наших действий в тайм-менеджменте называются слонами.

Единственный способ «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».
Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач — завести таблицу регулярных дел.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе — покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Шаг 3. Цели  

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны» или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.

Важно отличать «родные» цели (врач из небольшого города пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему) от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» — навязанной цели («Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…»).

Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.

Следующий шаг — формулирование личной миссии. Цели — это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.  Миссия — то, что мы отдаем, приносим в этот мир.

Важно отличать «родные» цели от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» — навязанной цели

Шаг 4. Рабочий день

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.
Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).
1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.
4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Шаг 5. Планирование

Для того чтобы держать все  задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.
1. День: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.
2. Неделя: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
3. Год: долгосрочные задачи — все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. А именно…
1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».
2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».
Такая система позволяет с одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю/месяц, с другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

Шаг 6. Приоритеты

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, — расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного — купить чье-то время. Единственный способ это делать — делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а покупаем, в буквальном или переносном смысле, чужое. Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т. п.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев

Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Шаг 7. Информация

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.
1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.
2. Применяйте сразу. Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого читайте следующую.
3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой — отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их достижению?

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания — что-то обязательно удалите от него

Шаг 8. Поглотители

Хронометраж, учет и анализ расходов времени — инструменты для борьбы с поглотителями.
Где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента? Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени».

Тему отбросов времени замечательно раскрывает книга Эта странная жизнь Даниила Гранина

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут.
Мелкие прерывания и отвлечения (менее 5 минут) вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты — и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

В книге тайм-драйв раскрыты три простых принципа тайм-менеджерского ритма.
1. Ежедневно — одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.
2. Еженедельно — внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.
3. Ежеквартально — «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.

Шаг 9. «ТМ-бацилла»

Первый шаг в стратегии добровольности — покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Второй шаг — создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Именно мотивацию (не путать со «стимулированием»): не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.
Третий шаг — двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут — тем лучше.

И в заключение — главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.

•Жизнь дана человеку один раз

•Время — это материал, из которого «сделана жизнь»

•Время и поступки человека в нем — необратимы

Шаг 10. ТМ-манифест

Управление временем — термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время — можно. Под «организацией времени» предлагаю понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно…
1. Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, — эффективность.
2. Куда идти, как выбирать цели — стратегия.
3. Зачем идти, как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности — философия.
Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится — и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Вся суть этой книги это : «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

Видео от автора книги Тайм драйв Глеба Архангельского