Час тишины. И ещё 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию.

Книга час тишины рассказывает о 35 действенных стратегий, которые помогут вам получать реальные результаты каждый день.

Дэвид Хорсагер — Об авторе

Дэвид Хорсагер —  руководитель компании Horsager Leadership, известный спикер, специалист по бизнес-стратегии, автор бестселлера по версии Wall Street Journal «The Trust Edge». Среди его клиентов — Wells Fargo, Toyota и John Deere, а его выступления проходили на пяти континентах.

Кому нужно прочесть книгу час тишины

Книга час тишины предназначена для руководителей, менеджеров и экспертов, которые хотели бы успевать больше и доводить дела до конца.

Час тишины — Обзор книги

Сила 90 дней

Хотите изменить свою жизнь? Сделать это можно за 90 дней. Именно на это время вы должны составить план, ответив на несколько вопросов:
– где я сейчас нахожусь, на каком уровне от достижения желаемого?
– к чему я хотел бы прийти через 3 месяца?
– для чего мне это?
– какие действия мне стоит предпринять? (как правило, для наилучшего результата данный вопрос необходимо задать себе не меньше трёх раз – так вы сможете добиться максимальной конкретики).

Тактика важных дел

Попробуйте применить тактику самых важных дел, которая предполагает вашу фокусировку на особенно главном. Состоит она из нескольких пунктов:
– запишите цель, которая сейчас является для вас самой значимой;
– подумайте, какие пять дел вы должны выполнить, чтобы приблизиться к её достижению.
Обязательно помните, что:
– дела нужно расставлять по приоритетам и не перескакивать с первого пункта на следующие;
– дела, которые вы наметили, должны быть об единены одним ви дением;
– для превращения списка в более чёткий важно дополнять его цифрами (к примеру, «Я должен отправить 25 электронных писем»);
– все дела должны быть выполнимыми и реалистичными;
– приступайте к делам в начале дня и следите, чтобы более мелкие задачи не выходили на первый план.

Час тишины

Попробуйте ввести новую традицию в компании – сделайте час тишины. Каждый день вы должны находить 60 минут на то, чтобы работников ничего не отвлекало. Час тишины нужен вам для того, чтобы каждый мог направить все усилия на самые важные дела, стоящие в приоритете первыми. Не отвечать на звонки и не открывать почту, а сосредоточиться на главном.

Необходимость многозадачности

Чтобы работать продуктивнее, станьте многозадачным. Выполняйте дела поочерёдно:
– сосредоточьтесь именно на том деле, которым заняты в данную секунду;
– не отвлекайтесь на внешние раздражители;
– заведите блокнот, куда будете записывать приходящие во время работы срочные мысли.

Нежелание откладывать дела на потом

Чтобы на столах не накапливались бумаги, сортируйте все дела по степени срочности:
– прежде чем что-то откладывать, взвесьте все плюсы и минусы и об ективно подумайте, вернётесь ли вы к отложенному;
– если есть возможность что-то сделать прямо сейчас, сделайте это.

В здоровом теле

Позаботьтесь о своём самочувствии: как физическом, так и умственном и душевном. Невозможно развиваться на полную мощность, если вы ощущаете себя неважно. Поэтому:
– высыпайтесь;
– включите в свою жизнь физические упражнения;
– правильно питайтесь;
– пейте больше воды;
– найдите себе источник силы и духа.

Биологические часы

Подумайте, в какие часы вы работаете более энергично и продуктивно. Распланируйте день, чтобы пик вашей активности пришёлся на данное время. Если вы знаете, что хорошо работаете в период с 11 до 13 часов дня, именно в это время сделайте самые важные дела. Всегда учитывайте собственные биоритмы.

Фиксирование мелочей

Приучите себя записывать все траты, которые делаете за день. Абсолютно все – чтобы наконец-то понять, куда же деваются ваши деньги. То же относится и к делам. Установить причину, по которой вам вечно не хватает времени, можно, если фиксировать всё то, что вы делаете за день. Следите за тем, чтобы записи были чёткими и точными. В противном случае вы не сможете сделать правильные выводы.

Долой перфекционизм

Если вы перфекционист, откажитесь от этого. Старайтесь делать работу вовремя и качественно – этого клиентам и вам лично уже будет достаточно. Не гонитесь за идеалом, а лучше:
– с первого раза всё делайте хорошо, чтобы потом не возвращаться к этому делу;
– всегда устанавливайте сроки выполнения работы и чётко осознавайте, в какой момент пора прекращать деятельность;
– спрашивайте у коллег или друзей мнение о своей работе.

Планирование

Вовремя задумывайтесь о будущем. С вечера планируйте новый день и настраивайтесь на позитив.

 «Да» энергичности

Старайтесь проявлять энергичность, чтобы дела шли быстрее. Для этого:
– замотивируйте себя – подумайте, какую конкретно пользу ваша работа приносит людям;
– улучшайте себе настроение, почаще улыбаясь;
– если ваша нынешняя работа каждый день наводит тоску и вы чувствуете депрессию, задумайтесь о поиске нового места;
– хвалите себя даже за небольшие успехи.

Своевременная подготовка

Приступая к работе, подготовьтесь к ней:
– всегда напоминайте себе, что офис – это не место для пустой болтовни и постоянных перерывов. Здесь вы должны выкладываться – хотя бы потому, что вам за это платят;

– носите с собой книгу или журнал, которые вы можете почитать, когда в течение дня образовалось свободное время;
– всегда имейте под рукой блокнот, чтобы делать заметки.

Грамотная работа с почтой

Прекратите отвлекаться на электронные письма, если до сих пор грешите этим на работе:
– не заходите в ящик каждые пять минут;
– следите за тем, чтобы входящих писем было не больше десяти. Так вы точно не потеряете важные;
– отмечайте те письма, на которые обязательно должны будете ответить, если не успеваете сделать это в данный момент;
– не обсуждайте в переписке личные дела, общайтесь только по рабочим вопросам.

Работа с телефоном

Не тратьте также много времени на телефон:
– заранее думайте о том, какие вопросы вы хотите задать собеседнику, чтобы сократить разговор и не забыть ничего важного;
– держите под рукой ручку и бумагу;
– следите за тем, чтобы разговор касался исключительно дела;
– заранее предупредите друзей и близких, что не будете отвечать на пустые звонки;
– пользуясь автоответчиком, будьте кратки;
– отключайте звук телефона во время важных встреч, собраний и совещаний.

Организация совещаний

Если уж зашла речь о совещаниях, делайте их как можно более непродолжительными, но в то же время информативными:
– отказывайтесь от совещаний, которые об ективно не нужны;
– ещё до начала совещания определите его цель и следуйте ей;
– об явите присутствующим, сколько намерены потратить времени на разговор, чтобы люди могли быстрее излагать суть своих проблем;
– если после совещания вас ждут срочные дела, также говорите об этом заранее, чтобы собравшиеся не забирали ваше время;
– не отказывайтесь от варианта устроить встречу в ближайшем кафе.

Время в командировке

Если вы часто ездите в командировки, старайтесь не тратить время в дороге попусту:
– набросайте примерный план дел, которые можете решить в поезде или самолёте;
– проверьте, взяли ли вы все необходимые бумаги, вся ли информация есть на вашем ноутбуке;
– всегда думайте о том, что время переезда может увеличиться – но это и хороший шанс продолжить решение срочных задач;
– держите при себе зарядные устройства.
Всегда задумывайтесь о необходимости командировки. И если будет лучше, чтобы партнёры приехали на вашу территорию, предлагайте им этот вариант.

Ранний подъём

Не спите до обеда, просыпайтесь как можно раньше, чтобы успеть сделать больше:
– не откладывайте звонок будильника даже на пять минут – если он прозвенел, вы обязаны встать;
– ложитесь пораньше, чтобы не чувствовать недосып;
– используйте утреннее время с максимальной пользой – не тратьте его на пустяки.

Отказ от хаоса

Соблюдайте порядок на рабочем столе. Откажитесь от творческого хаоса. Чем организованнее место работы, тем организованнее будут и ваши мысли. Причём касается это как всего пространства комнаты, так и организации места на компьютере.

Шаблонизация

Экономьте время, создавая образцы документов или электронных писем. Шаблон должен легко применяться из раза в раз, однако следите, чтобы под каждый конкретный случай его можно было незначительно изменять.

Разделение дел по категориям

Занимаясь планированием, делите дела по категориям:
– А: то, что непременно должно быть закончено сегодня;
– Б: то, что также срочно, однако это дело можно выполнить не сегодня;

– В: то, что нужно выполнить в будущем, но пока не срочно.

В темпе

Постарайтесь работать ещё быстрее и мотивируйте на это своих сотрудников:
– осваивайте новые навыки: скорочтение, быстрое письмо, быстрая печать на клавиатуре, быстрая работа с программами и т.д.;
– для выполнения каких-то дел обратитесь к специалистам, которые решат их за куда более короткий промежуток времени;
– попросите совета у человека, который, как вам кажется, добился высот в планировании и бизнесе;
– не отказывайтесь от самообразования.

Интеллектуальная карта

Научитесь рисовать интеллектуальную карту:
– в центре листа отметьте вопрос, который вас волнует;
– от центра изобразите ветви – проблемы данного вопроса, а далее – возможности их решить;
– используйте сокращения, чтобы карта оказалось краткой;
– делайте карту наглядной: дополняйте её рисунками и цветом.

Забота о технике

Будьте внимательны при работе с техникой. Рано или поздно она может выйти из строя. Поэтому дублируйте все важные данные на флешки и другие носители. Регулярно сохраняйте документы.

Сокращение бумажных копий

Чтобы не копились бумаги, отдавайте предпочтение оцифровке информации. Разработайте систему хранения данных, упростите процесс поиска нужных документов с помощью тегов и меток. Хотя, конечно же, самые важные документы лучше всего хранить как в цифровом виде, так и на бумаге.

Горячие клавиши

Подумайте, какие действия на компьютере вы совершаете чаще всего и освойте горячие клавиши. Вы можете найти необходимое сочетание клавиш в Интернете – предварительно выпишите список команд, чтобы заранее знать, что искать.

Внимательное отношение к новым покупкам

Прежде чем покупать новые гаджеты, изучите о них как можно больше: почитайте мнения людей на форумах, спросите совета друзей. Изучайте все характеристики, чтобы не купить девайс, функциями которого вы не будете пользоваться.

«Нет» соцсетям и телевизору

Живите своей жизнью, а не жизнью окружающих. Для этого проводите меньше времени перед телевизором, за компьютерными играми и за пустой болтовнёй в соцсетях:
– оставьте только один телевизор на всю квартиру – этот барьер поможет вам постепенно преодолеть к нему тягу;
– подберите альтернативные занятия – запишитесь на курсы или в спортзал;
– не сидите перед экраном до глубокой ночи – вовремя ложитесь спать.

Компьютерная оптимизация

Помните, что ваш компьютер не долговечен – чем больше вы его нагружаете, тем медленнее он работает. Чтобы этого не происходило:
– открывайте одну программу во время работы;
– периодически чистите память – удаляйте все ненужные файлы и программы;
– включите настройки, согласно которым компьютер будет обновляться на выходных, а не в рабочее время;
– если с техникой ваши отношения складываются плохо, обращайтесь за помощью к специалистам.

Об единение

Когда появляется возможность, об единяйте несколько дел. Это значительно сэкономит вам время. Устанавливайте для таких задач чёткие временные лимиты. Запретите себе отвлекаться.

Больше дела, меньше слов

Не думайте постоянно о том, насколько сложные задачи вам предстоит выполнить. Вместо этого:
– столкнувшись с новым делом, сразу же начинайте его, без лишних рассуждений;
– ищите разные пути решения, подходите к задаче со всевозможных концов;
– кажущуюся невыполнимой задачу разделите на мелкие этапы, каждый из которых сможете легко выполнить;
– не ищите поводов критиковать себя – даже если сперва что-то получается не идеально, продолжайте движение к цели.

Оптимальное рабочее пространство

Внимательно отслеживайте свою канцелярию. Заранее покупайте ручки, карандаши и стикеры – всё то, чем вы пользуетесь часто. На столе отведите каждой вещи своё место, чтобы не тратить секунды и минуты на поиски. Положите в тумбочку у стола орешки или другой лёгкий перекус, чтобы голод не выводил вас из строя. Если во время работы вы пользуетесь справочниками и словарями, держите их под рукой.

Отказ от жертвенности

Вырабатывайте привычку говорить «нет» на просьбы, которые совсем не можете выполнить. Прекратите приносить себя и своё время в жертву другим людям:
– выбирайте только самое лучшее и отказывайтесь от всего остального;
– когда вас о чём-то просят, оставайтесь в пределах реальности и трезво оценивайте шансы помочь;
– отказ должен быть произведён в вежливой форме и достаточно быстро, иначе вас всё-таки заставят делать то, что вы не хотите;
– сохраняйте уверенность и не позволяйте людям пользоваться вами при любом удобном случае.

Отрешение от работы

Порой полезно отвлечься от рутины, чтобы поразмышлять о жизни и найти новые идеи:
– если вы уходите в отпуск, не забирайте с собой мысли о работе. Либо завершайте все дела до, либо откладывайте их на период после отдыха;
– читайте книги, слушайте музыку, проводите время на природе, ходите в музеи –чаще бывайте там, где вас может настичь вдохновение;
– всегда помните, что после отдыха вам нужно время на адаптацию, поэтому заранее продумывайте режим.

Избавление от старых привычек

Избавляйтесь от вредных привычек, которые мешают вам жить. Заменяйте их новыми – полезными. Это будет сложно, но поверьте – результат стоит затраченных усилий, ведь ваша жизнь кардинально изменится. Чтобы избавиться от старых принципов:
– опишите на бумаге, от чего конкретно хотите освободиться;

– оцените плюсы и минусы от перехода к новому или оставления всего на своих местах;
– вместо слова «отказ» используйте слово «изменение»;
– не беритесь сразу за несколько привычек. Выбрав одну, тщательно поработайте с ней и только потом принимайтесь за следующую;
– составьте ясный план действий;
– если вам необходима поддержка, не стесняйте просить её;
– заметив прогресс, не скупитесь на похвалу и вознаграждение;
– не отвлекайтесь на посторонние факторы;
– постоянно держите в уме конечную цель;
– не думайте о том, как вам тяжело, смените фокус на позитив, ищите во всём положительные стороны;
– загляните в будущее и честно представьте себе последствия негативной привычки, если сегодня не откажетесь от неё.

В первую очередь люди

Конечно, об эффективности никогда нельзя забывать, однако отношения с людьми всё же дороже. Это значит, что вы не должны ночевать на работе и постоянно быть в раз ездах. Уделяйте достаточно времени семье и друзьям.